Kundengewinnung
Teil von Angebote nachfassen: Strategien für mehr Abschlüsse im B2B-Vertrieb
Angebot nachfassen: Checkliste für die perfekte Follow-up-E-Mail
Follow-up-E-Mail nach Angebot: Checkliste mit Betreffzeilen, Textbausteinen, Pflichtangaben nach UWG und BGB sowie Tools wie CleverReach und Mailchimp.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Follow-up-E-Mail braucht einen Anlass: neue Information, Frist oder offene Frage.
- Ohne Einwilligung ist werbliche E-Mail an Neukontakte grundsätzlich unzulässig.
- Betreff mit Vorgangsnummer und Datum lässt den Vorgang sofort zuordnen.
- Impressum, Abmeldelink und Widerrufshinweis stehen vor dem Versand auf der Prüfliste.
- Mailchimp und CleverReach decken den Serienversand ab, der Einstieg ist teils kostenlos.
Nachfass-Rhythmus nach dem Angebot
Zwischen Angebotsversand und erster Nachfassung liegen im Vertrieb meist drei bis sieben Tage. Wer sofort nachtelefoniert, wirkt ungeduldig; wer zwei Wochen schweigt, verliert den Vorgang aus dem Postfach des Kunden. Bewährt hat sich eine Staffel aus drei Kontakten mit jeweils neuem Inhalt. Anbieter von Vertriebssoftware werben mit automatisierten Sequenzen, die Nachfassmails nach Zeitplan auslösen.
| Zeitpunkt | Anlass | Inhalt der Mail |
|---|---|---|
| Tag zwei bis drei | Eingangsbestätigung | Angebot angekommen, Rückfragen möglich |
| Tag sieben | Erste Nachfassung | ein Argument, ein Terminvorschlag |
| Tag vierzehn | Zweite Nachfassung | neue Information, Referenz, Variante |
| Tag einundzwanzig | Abschlussnachricht | Frage nach der Entscheidung, Alternative anbieten |
Jede Stufe braucht einen neuen Grund. Reine Erinnerungen wie "Ich wollte nur noch einmal nachfragen" liefern dem Empfänger keinen Nutzen und landen ungelesen im Archiv. Ein Zusatz wirkt besser: geänderte Lieferzeit, zweite Ausführung, ein Referenzprojekt aus derselben Branche.
Betreffzeilen, die geöffnet werden
Der Betreff entscheidet in der Listenansicht, ob die Mail überhaupt geöffnet wird. Vier Muster haben sich im Vertrieb bewährt:
- "Angebot 2025-118: Rückfrage zur Lieferzeit"
- "Kurze Frage zu unserem Angebot vom Dienstag"
- "Zwei Varianten zur Auswahl, welche passt besser?"
- "Angebot gültig bis Monatsende: sollen wir verlängern?"
Vorgangsnummer, Datum und Firmenname helfen beim Zuordnen. Bewusst kurz gehalten, denn in der mobilen Vorschau sind oft nur 40 Zeichen sichtbar.
Textbausteine für typische Situationen
Bei Stille nach dem Versand: "Guten Tag Frau Berger, ich habe Ihnen am Dienstag das Angebot über 24 Monitore geschickt. Passt der Liefertermin Mitte April, oder brauchen Sie eine spätere Anlieferung?"
Nach einer Präsentation: "Guten Tag Herr Klein, danke für das Gespräch. Ich habe Ihre beiden Punkte zur Wartung aufgenommen und das Angebot angepasst. Sollen wir am Donnerstag kurz telefonieren?"
Kurz vor Fristablauf: "Guten Tag Frau Novak, das Angebot läuft am 30. Juni aus. Die Konditionen kann ich bis Freitag halten. Reicht Ihnen das für die interne Abstimmung?"
Alle drei Bausteine enden mit einer Frage. Wer nur informiert, bekommt seltener eine Antwort. Der Bezug auf ein Datum oder eine Zahl macht die Mail persönlich und nachprüfbar.
Checkliste vor dem Versand
- Betreff mit Vorgangsnummer oder Datum, höchstens 50 Zeichen
- Persönliche Anrede mit richtigem Namen und richtiger Firma
- Ein Anliegen, eine Frage, ein Terminvorschlag
- Angebot als aktuelle PDF-Fassung erneut angehängt
- Impressum, Abmeldelink und Widerrufshinweis geprüft
Pflichtangaben: Impressum, Widerruf und Einwilligung
Die engste Grenze zieht das Wettbewerbsrecht. Nach § 7 UWG zur E-Mail-Werbung ist Werbung per Mail ohne vorherige Einwilligung unzulässig, sofern keine Ausnahme greift. Eine Ausnahme besteht bei Bestandskunden, wenn die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erlangt wurde und jederzeit widersprochen werden kann.
Geschäftsmäßige E-Mails brauchen eine Absenderkennzeichnung und ein Impressum nach § 5 DDG. Geht das Angebot an einen Verbraucher, kommt die Widerrufsbelehrung hinzu. Verbraucher ist nach § 13 BGB zur Definition des Verbrauchers, wer zu Zwecken handelt, die weder seiner gewerblichen noch seiner selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.
Im Geschäftskundenverkehr entfällt das gesetzliche Widerrufsrecht. Ob im Einzelfall doch ein Verbraucher bestellt, lässt sich vorher nicht immer klären; deshalb gehören Widerrufsfrist und Belehrung in die Anlage. Fristen und Formvorschriften für den Widerruf stehen im Bürgerlichen Gesetzbuch.
Versandtools: Mailchimp, CleverReach und Aufgaben im CRM
Serienmails mit personalisierten Feldern brauchen ein Versandwerkzeug. Mailchimp und Brevo bieten kostenlose Einstiege, CleverReach weist in seiner Preisliste von CleverReach einen kostenlosen Tarif bis 250 Empfänger aus und staffelt danach nach Kontaktzahl. Die Preise richten sich nach der Listengröße, nicht nach der Zahl der Nachfassmails.
Für einzelne Angebote genügt das E-Mail-Programm. Sobald Vorlagen, Wiedervorlagen und Öffnungsraten je Vorgang gefragt sind, übernimmt ein CRM wie HubSpot oder Pipedrive Erinnerungen und Sequenzen. Ab etwa zehn offenen Angeboten pro Woche lohnt der Umstieg.
Häufige Fragen
Wie viele Follow-up-E-Mails sind angemessen?
Drei Kontakte innerhalb von rund drei Wochen sind üblich. Danach folgt eine klare Abschlussfrage oder der Vorgang ruht.
Muss eine Follow-up-E-Mail ein Impressum enthalten?
Bei geschäftsmäßigem Versand gilt die Kennzeichnungspflicht, bei Serienmails zusätzlich ein Abmeldelink.
Wie lang sollte eine Follow-up-E-Mail sein?
Drei bis sechs Zeilen mit einem Anliegen und einer Frage. Längere Texte werden selten gelesen.
Brauche ich für jede Nachfass-Mail eine Einwilligung?
Für werbliche Erstansprache an Neukontakte grundsätzlich ja. In laufender Geschäftsbeziehung greift die Bestandskundenausnahme.
Welche Tools eignen sich für kleine Vertriebsteams?
CleverReach und Mailchimp für den Serienversand, HubSpot oder Pipedrive für Aufgaben und Wiedervorlagen je Vorgang.