Kundengewinnung
Teil von Angebote nachfassen: Strategien für mehr Abschlüsse im B2B-Vertrieb
Was kostet ein Angebotsmanagement-Tool für kleine Unternehmen?
Angebotsmanagement-Tool Kosten: Was Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho und Angebotssoftware pro Nutzer kosten, mit Rechnung für fünf Nutzer.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Einstiegsstufen von Pipedrive, HubSpot und Zoho CRM liegen bei etwa 14 bis 20 Euro netto je Nutzer und Monat.
- Für fünf Nutzer sind das rund 70 bis 100 Euro netto pro Monat, also 840 bis 1.200 Euro netto im Jahr.
- Salesforce startet bei rund 25 Euro netto je Nutzer und Monat, die Professional-Stufe liegt deutlich höher.
- Reine Angebotsprogramme wie Angebot24 arbeiten mit Staffeln; kalkulieren Sie mit 10 bis 30 Euro netto je Nutzer und Monat.
- Einmalige Einrichtungsgebühren, Mindestlaufzeiten und ungenutzte Lizenzen kosten mehr als der Listenpreis.
Was die Anbieter pro Nutzer und Monat verlangen
Die Listenpreise unterscheiden sich stark, weil CRM-Systeme mehr abdecken als reine Angebotsprogramme. Pipedrive nennt eine Essential-Stufe bei rund 14 Euro und eine Advanced-Stufe bei rund 29 Euro netto je Nutzer und Monat, jeweils bei jährlicher Zahlung (Preispläne von Pipedrive).
HubSpot Sales Hub beginnt in der Starter-Stufe bei rund 20 Euro netto je Nutzer und Monat. Die Professional-Stufe liegt bei rund 100 Euro, die Enterprise-Stufe bei rund 150 Euro (Preisübersicht von HubSpot Sales).
Salesforce nennt für die Sales Cloud eine Starter-Stufe bei rund 25 Euro netto je Nutzer und Monat. Professional liegt bei rund 80 Euro, Enterprise bei rund 165 Euro und Unlimited bei rund 330 Euro (offizielle Preisliste der Salesforce Sales Cloud).
Zoho CRM liegt in der Standard-Edition bei rund 14 Euro und in der Professional-Edition bei rund 23 Euro netto je Nutzer und Monat. Diese Sätze gelten bei jährlicher Zahlung, monatliche Abrechnung kostet mehr.
Reine Angebotssoftware wie Angebot24 bildet Angebote, Vorlagen und Versand ab, selten die volle Kundenhistorie. Die Anbieter arbeiten mit Staffeln nach Nutzerzahl und nennen die konkreten Sätze im Angebot. Als Annahme für die Rechnung unten setzen wir 15 Euro netto je Nutzer und Monat an.
Kleine Teams sind der Regelfall. Die Beschäftigtengrößenklassen des Statistischen Bundesamtes weisen die große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland mit weniger als zehn Beschäftigten aus. Staffelrabatte ab 20 Nutzern spielen für diese Betriebe kaum eine Rolle.
Alle genannten Preise sind Listenpreise ohne Umsatzsteuer und können sich ändern. Prüfen Sie die Preisliste des Anbieters am Tag der Entscheidung.
Beispielrechnung für fünf Nutzer
| Tool oder Stufe | Euro netto je Nutzer und Monat | Euro netto für 5 Nutzer pro Monat | Euro netto für 5 Nutzer pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM Standard | 14 | 70 | 840 |
| Angebotssoftware (Annahme) | 15 | 75 | 900 |
| HubSpot Sales Starter | 20 | 100 | 1.200 |
| Salesforce Sales Cloud Starter | 25 | 125 | 1.500 |
| Pipedrive Advanced | 29 | 145 | 1.740 |
Ein Team mit fünf Nutzern zahlt für Pipedrive Advanced 145 Euro netto pro Monat, also 1.740 Euro netto im Jahr. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind es 172,55 Euro brutto pro Monat und 2.070,60 Euro brutto im Jahr.
Bei HubSpot Sales Starter sinken die Lizenzkosten auf 100 Euro netto pro Monat und 1.200 Euro netto im Jahr, brutto 119 Euro pro Monat. Wählen Sie die niedrigste Stufe, die Ihre Angebotsprozesse abdeckt.
Welche Kosten neben dem Listenpreis auftreten
Jährliche Zahlung senkt den Preis je Nutzer, bindet Sie aber für zwölf Monate. Monatliche Zahlung ist bei den meisten Anbietern teurer.
Bei Professional-Stufen verlangen Anbieter häufig eine einmalige Einrichtungs- oder Onboarding-Pauschale. Sie liegt im vierstelligen Eurobereich.
Dazu kommen Verbrauchskosten. Telefonie-Minuten, zusätzliche Marketingkontakte, Speicherplatz und weitere Automatisierungen werden getrennt abgerechnet.
Migration und doppelte Pflege kosten Arbeitszeit. In den ersten Wochen führen Teams Daten oft parallel im alten System und im neuen Tool. Planen Sie dafür 20 bis 40 Stunden ein.
Der häufigste Kostenfresser sind ungenutzte Lizenzen. Das Risiko ist hoch, wenn Sie Lizenzen für das ganze Team buchen, aber nur drei Personen Angebote schreiben.
Fragen Sie außerdem nach Mindestmengen. Verlangt der Anbieter fünf Lizenzen, zahlen Sie bei drei Nutzern für zwei Plätze ohne Nutzen.
Preiserhöhungen bei der Verlängerung sind ein weiteres Risiko, ein vertraglicher Bestandsschutz ist selten. Ob die Umsatzsteuer Kosten ist, hängt vom Vorsteuerabzug ab.
So begrenzen Sie das Kostenrisiko
- Testen Sie die Einstiegsstufe 30 Tage mit echten Angeboten, bevor Sie einen Jahresvertrag unterschreiben.
- Buchen Sie Lizenzen nur für Personen, die Angebote schreiben oder freigeben.
- Verhandeln Sie Staffelpreis und Laufzeit ab fünf Nutzern schriftlich, nicht mündlich.
- Notieren Sie Kündigungsfrist und Verlängerungsdatum im Kalender, bevor die automatische Verlängerung greift.
- Rechnen Sie die Bruttokosten für zwölf Monate inklusive Zusatzpakete, bevor Sie vergleichen.
Häufige Fragen
Was kostet ein Angebotsmanagement-Tool für fünf Nutzer im ersten Jahr?
Für die reine Lizenz liegen fünf Nutzer zwischen 840 und 1.740 Euro netto im Jahr, je nach Stufe. Einrichtung, Migration und Schulung kommen einmalig hinzu.
Sind die genannten Preise netto oder brutto?
Alle Beträge sind Nettopreise ohne Umsatzsteuer. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer steigt der Betrag um knapp ein Fünftel.
Warum ist Salesforce teurer als Pipedrive?
Salesforce kalkuliert für größere Vertriebsorganisationen mit umfangreichem Berichtswesen und vielen Integrationen. Für fünf Nutzer ist der Funktionsumfang meist nicht auszuschöpfen.
Welche Kosten werden am häufigsten unterschätzt?
Einrichtung, Datenmigration und ungenutzte Lizenzen. Diese Posten stehen in keiner Preisliste, schlagen im ersten Jahr aber am stärksten zu.
Reicht eine reine Angebotssoftware aus?
Wenn Sie nur Angebote erstellen, versenden und nachverfolgen, reicht ein günstiges Programm. Sobald Kundenhistorie, Aufgaben und Pipelines dazukommen, ist ein CRM günstiger als zwei getrennte Tools.