Angebotsnachverfolgung: CRM oder Excel im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

• Excel kostet fast nichts, verlangt aber laufende Handarbeit: Jede Statusänderung und jeder Wiedervorlagetermin wird manuell eingetragen.
• CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce automatisieren Erinnerungen, Verlauf und Berichte, kosten aber pro Nutzer und Monat.
• Bei 60 Angeboten im Monat und acht Minuten Pflegezeit pro Vorgang entstehen in Excel rund acht Arbeitsstunden monatlich.
• Excel trägt bis etwa drei Vertriebsmitarbeiter zuverlässig, danach steigen Fehlerquote und Abstimmungsaufwand.
• Entscheidend sind nicht die Lizenzkosten, sondern Einführungsaufwand, Datenqualität und laufende Pflege.

Funktionsumfang: Was ein CRM anders macht als eine Tabelle

In Excel liegt eine Zeile je Angebot: Kunde, Volumen, Datum, Status, nächster Schritt. Das reicht, solange eine Person die Datei pflegt. Arbeiten mehrere Mitarbeiter parallel, entstehen Versionskonflikte und doppelte Einträge.

Ein CRM verbindet Angebot, Kontakt und Kommunikation. E-Mails hängen automatisch am Datensatz, Statuswechsel erscheinen als Pipeline, Wiedervorlagen erzeugt das System selbst. Welche Funktionen die einzelnen Tarife enthalten, zeigt die Preisübersicht für HubSpot Sales Preisübersicht für HubSpot Sales.

Salesforce bündelt ähnliche Funktionen in der Sales Cloud, von der Kontaktakte bis zum Opportunity-Reporting. Die Preisliste der Salesforce Sales Cloud staffelt die Editionen nach Funktionsumfang und Nutzerzahl Preisliste der Salesforce Sales Cloud.

Für die Angebotsnachverfolgung zählen drei Fragen: Wer hat wann nachgefasst, welcher Stand gilt, und welcher Schritt folgt als Nächstes. Ein CRM beantwortet sie aus dem Protokoll. Excel beantwortet sie nur, wenn jemand die Zelle gefüllt hat.

Excel bleibt bei Sonderfällen stark: individuelle Kalkulation, Rabattstaffeln, schnelle Ad-hoc-Auswertungen. Wer wenige Angebote im Monat schreibt, arbeitet damit oft schneller als mit jeder CRM-Einführung.

Kosten im Vergleich

Die Gesamtkosten setzen sich aus Lizenz, Einführung und laufender Pflege zusammen. Die folgende Übersicht nennt Listenpreise, wie sie kleine Teams typischerweise zahlen.

Posten	Excel	CRM
Lizenz	im Microsoft-365-Abo enthalten, Business Standard rund 12,50 Euro pro Nutzer und Monat, netto zzgl. USt., jährliche Zahlung	HubSpot Sales Hub Starter 15 Euro, Professional 90 Euro pro Nutzer und Monat; Salesforce Starter Suite ab 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat, jeweils netto zzgl. USt.
Einführung	Vorlage anlegen, wenige Stunden	Datenmigration, Feldkonfiguration, Schulung, oft 20 bis 60 Stunden
Laufende Pflege	5 bis 10 Minuten je Angebot, manuell	Status und Erinnerungen automatisch, Pflegeaufwand sinkt

Die Lizenz ist selten der größte Posten. Excel ist Teil von Microsoft 365, dessen Abopreise die Produktseite zu Excel nennt Microsofts Produktseite zu Excel. Wer die Office-Pakete ohnehin nutzt, zahlt für die Tabelle keinen zusätzlichen Cent. Teuer wird die Arbeitszeit, die in die Pflege fließt.

Bei beiden Anbietern gilt: Je mehr Nutzer, desto stärker wirkt der Listenpreis. Dazu kommen Mindestlaufzeiten bei jährlicher Zahlung und mögliche Zusatzmodule, etwa für Telefonie. Wer nur die Angebotsnachverfolgung braucht, wählt den Tarif danach aus und nicht nach dem größten Funktionspaket.

Rechenbeispiel: Was Excel-Pflege im Monat kostet

Beispielrechnung: Ein Team schreibt 60 Angebote im Monat. Für Statuspflege, Wiedervorlagen und Nachfassen fallen acht Minuten pro Angebot an. Das sind 480 Minuten, also acht Stunden monatlich. Bei einem internen Stundensatz von 45 Euro entstehen 360 Euro im Monat und 4.320 Euro im Jahr, netto ohne Umsatzsteuer. Ein CRM senkt diese Zeit nicht auf null, ersetzt aber das manuelle Nachfassen durch Systemhinweise.

Skalierbarkeit: Wo Excel an Grenzen stößt

Ab zwei oder drei Personen an derselben Datei wächst der Abstimmungsaufwand. Niemand weiß zuverlässig, wer zuletzt nachgefasst hat und welcher Stand gilt. Ein CRM klärt das über Rechte, Protokolle und Zeitstempel.

Auch Auswertungen verhalten sich anders. Im CRM entsteht ein Pipeline-Bericht per Filter, in Excel nur bei sauber gepflegten Spalten. Fehlt ein Status, ist der Bericht falsch. Wächst das Team, bleibt der CRM-Prozess gleich, während Excel-Vorlagen neu gebaut und verteilt werden müssen.

Wann Excel reicht und wann ein CRM sinnvoll ist

Excel reicht bei wenigen Angeboten pro Monat, ein bis zwei Bearbeitern und überschaubarem Kundenstamm. Auswahl, Einführung und Schulung eines CRM kosten dann mehr, als die Tabelle einspart.

Ab etwa 20 Angeboten im Monat, mehreren Bearbeitern oder langen Vertriebszyklen mit vielen Nachfassschritten kippt die Rechnung. Der DIHK bündelt Themen rund um Digitalisierung und Unternehmensprozesse in seinem Feld Unternehmensentwicklung DIHK zum Themenfeld Unternehmensentwicklung. Für den Umstieg hat sich ein gestuftes Vorgehen bewährt:

1. Angebotsdaten aus Excel als CSV exportieren und Feldnamen festlegen.
2. Einen Tarif mit Testphase wählen und zwei Wochen parallel führen.
3. Nach der Testphase die Excel-Datei schreibgeschützt archivieren.

Häufige Fragen

Was kostet ein CRM zur Angebotsnachverfolgung?

HubSpot Sales Hub Starter kostet 15 Euro pro Nutzer und Monat, die Professional-Edition 90 Euro, jeweils bei jährlicher Zahlung, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Salesforce Starter Suite beginnt bei 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Reicht Excel für die Angebotsnachverfolgung?

Für ein bis zwei Bearbeiter und wenige Angebote pro Monat ja. Sobald mehrere Personen dieselbe Liste pflegen, überwiegen Fehler und Suchaufwand.

Wie lange dauert die Einführung eines CRM?

In kleinen Teams sind 20 bis 60 Stunden realistisch, verteilt auf Datenmigration, Feldkonfiguration und Schulung. Dazu kommt Zeit für das parallele Führen beider Systeme.

Können CRM und Excel parallel laufen?

Ja, für den Übergang ist das üblich. Ein Team führt die neue Pipeline zwei bis vier Wochen neben der Tabelle und vergleicht Status und Wiedervorlagen. Danach dient die Excel-Datei nur noch als Archiv.

Was passiert mit den bestehenden Excel-Listen?

Sie lassen sich als CSV importieren. Dubletten prüfen, Pflichtfelder festlegen, alte Datei archivieren.