Kundengewinnung
Teil von Vertrieb steuern mit dem Leitfaden für Kennzahlen und Forecast im Vertrieb
Vertriebscontrolling mit Excel oder CRM im Vergleich
Vertriebscontrolling: Excel oder CRM im Vergleich. Konkrete Preise pro Nutzer, Beispiele für Dashboards, Skalierbarkeit und eine Rechnung für fünf Nutzer.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Excel kostet bei jährlicher Zahlung 12,50 Euro pro Nutzer und Monat, CRM-Einstiegstarife beginnen bei 14 Euro.
- Excel gewinnt bei Ad-hoc-Auswertungen, verliert bei Mehrbenutzerpflege und Rechten.
- Ein CRM liefert Pipeline und Forecast aus einer Datenbank, ohne Dateikopien.
- Bei fünf Nutzern liegen die Lizenzkosten nah beieinander, der Pflegeaufwand entscheidet.
Wofür Excel im Vertriebscontrolling reicht
Excel bleibt die schnellste Lösung für kleine Datenmengen und wenige Auswerter. Aus CRM-Exporten oder Warenwirtschaftslisten entstehen per Power Query und Pivot-Tabelle Umsatzübersichten, Deckungsbeiträge je Kunde und Forecasts. Die Lizenz ist oft schon vorhanden: Microsoft nennt für Excel im Abo Microsoft 365 Business Standard 12,50 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (offizielle Excel-Produktseite von Microsoft).
Die Grenzen liegen im Betrieb. Jede Arbeitsmappe liegt als Datei auf einem Laufwerk, Versionen laufen auseinander, Rechte je Nutzer lassen sich nicht staffeln. Wer eine Formel ändert, prüft abhängige Blätter nach. Das kostet Zeit, die im Forecast niemand sieht.
Was ein CRM-System zusätzlich liefert
Ein CRM führt Kontakte und Opportunities samt Aktivitäten in einer Datenbank. Alle Nutzer sehen denselben Stand, Felddefinitionen und Pflichtfelder erzwingen einheitliche Datensätze. Dashboards aktualisieren sich, sobald der Vertrieb arbeitet. Gewichtete Forecasts entstehen aus Verkaufsphase und Abschlusswahrscheinlichkeit.
Der Preis dafür ist Standardisierung. Sonderauswertungen folgen dem Datenmodell des Anbieters und brauchen eigene Reports oder Exporte. Wer Kennzahlen häufig umbaut, stößt an Grenzen, die Excel nicht kennt.
Kosten pro Nutzer: drei Tarife im Vergleich
Die Tarifmodelle unterscheiden sich weniger im Preis als im Umfang.
| Anbieter | Tarif | Preis pro Nutzer und Monat | Enthalten |
|---|---|---|---|
| Microsoft | Microsoft 365 Business Standard | 12,50 Euro (jährliche Zahlung) | Excel, Teams, Dateiablage |
| Pipedrive | Essential | ab 14 Euro (jährliche Zahlung) | Pipeline, Aktivitäten, Basisberichte |
| HubSpot | Sales Starter | ab 20 Euro | Kontakte, Deals, einfache Automatisierung |
Pipedrive listet Essential ab 14 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Preispläne von Pipedrive). HubSpot startet Sales Starter ab 20 Euro pro Nutzer und Monat (Preisübersicht HubSpot Sales). Alle Beträge sind Nettopreise ohne Mehrwertsteuer, die monatliche Abrechnung kostet bei diesen Anbietern mehr.
Dazu kommen Einmalkosten. Wer für Feldkonzept, Datenmigration und Schulung zwei Personentage ansetzt, liegt bei 50 Euro internem Stundensatz bei rund 800 Euro.
Dashboards: Excel gegen CRM
Ein Excel-Dashboard besteht aus einem Datenblatt und einer Pivot-Auswertung mit Slicern nach Quartal und Region. Aktualisierung heißt: Export einfügen, Pivot aktualisieren, speichern. Jeder Nutzer arbeitet in einer eigenen Kopie, Abweichungen entstehen schnell.
Ein CRM-Dashboard liest direkt aus der Datenbank. Typische Kacheln sind Trichter nach Verkaufsphase, Forecast je Quartal und Aktivitäten pro Woche. Die Zahlen stimmen überein, weil es nur eine Datenquelle gibt.
Beispielrechnung für fünf Nutzer
Die folgende Beispielrechnung gilt für fünf Nutzer und jährliche Zahlung, alle Beträge netto.
- Excel über Microsoft 365: 5 x 12,50 x 12 = 750 Euro im Jahr.
- Pipedrive Essential: 5 x 14 x 12 = 840 Euro im Jahr.
- HubSpot Sales Starter: 5 x 20 x 12 = 1.200 Euro im Jahr.
- Pflege: eine Stunde pro Nutzer und Woche zu 50 Euro internem Stundensatz ergibt 13.000 Euro im Jahr.
Die Lizenzdifferenz zwischen Excel und Pipedrive beträgt 90 Euro im Jahr. Der angesetzte Pflegeaufwand ist um ein Vielfaches höher. Sobald das CRM die manuelle Pflege halbiert, rechnet sich der Tarif.
Skalierbarkeit und Systemgrenzen
Excel-Dateien werden ab etwa 100.000 Datenzeilen träge, Verknüpfungen brechen, Freigaben bleiben unübersichtlich. Ein CRM wächst mit den Nutzern, die Kosten wachsen im gleichen Verhältnis. Rechte und Protokolle gehören zum Lieferumfang, Schnittstellen ebenso.
Ab wann kippt die Entscheidung? Sobald mehr als zwei Personen dieselben Zahlen pflegen, übersteigt der Abstimmungsaufwand die Lizenzdifferenz.
Der DIHK bündelt unter Unternehmensentwicklung Hinweise zu Digitalisierung und Prozessen im Mittelstand (Themenfeld Unternehmensentwicklung beim DIHK). Bei personenbezogenen Kundendaten verlangt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag; Anbieter weisen Serverstandort und Auftragsverarbeitung aus.
Häufige Fragen
Was kostet Vertriebscontrolling mit Excel?
Bei Microsoft 365 Business Standard sind es 12,50 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Zahlung, netto). Excel selbst ist enthalten, weitere Lizenzkosten entstehen nicht.
Reicht Excel für zehn Vertriebsmitarbeiter?
Für Auswertungen ja, für die gemeinsame Pflege selten. Kritisch sind paralleles Arbeiten an einer Datei und Rechte je Nutzer.
Braucht ein CRM eigene Dashboards?
Nein, die meisten Tarife bringen Berichte mit. Aufwendige Auswertungen entstehen über Report-Builder oder Export nach Excel.
Welche Kennzahlen gehören in ein Vertriebsdashboard?
Umsatz je Quartal, Forecast je Verkaufsphase, Abschlussquote und Aktivitäten pro Woche. Vier bis sechs Kacheln reichen für den Steuerungsalltag.