Kundengewinnung
Teil von Vertrieb steuern mit dem Leitfaden für Kennzahlen und Forecast im Vertrieb
Was kostet ein Vertriebscontrolling-Tool für den Mittelstand?
Vertriebscontrolling-Tool Kosten: Was Salesforce, HubSpot, Tableau und Power BI pro Nutzer und Monat kosten und was 10 Nutzer im Mittelstand pro Jahr zahlen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Listenpreise reichen von etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat für reine Auswertung bis zu 330 Euro für ein voll ausgebautes CRM.
- Zehn Nutzer kosten pro Jahr netto zwischen rund 1.200 Euro und knapp 40.000 Euro.
- Die Mischung aus CRM und Berichtswerkzeug liegt häufig zwischen 12.000 und 20.000 Euro netto pro Jahr.
- Einführung, Schnittstellen und Schulung stehen in keiner Preisliste und fallen zusätzlich an.
- Alle Preise gelten netto, bei jährlicher Zahlung, und ändern sich mit jeder Editionsrunde.
Welche Größenordnung für den Mittelstand gilt
Zahlen zur Zielgruppe liefert die amtliche Statistik: Die Erhebung des Statistischen Bundesamts zu Unternehmensgrößenklassen trennt rechtliche Einheiten mit 10 bis 49 und mit 50 bis 249 Beschäftigten. Diese beiden Klassen prägen den Bedarf an Vertriebscontrolling. In ihnen arbeiten selten mehr als 30 Personen regelmäßig mit Verkaufsdaten.
Für die Kalkulation ist deshalb die Rolle wichtiger als der Anbieter. Ein Außendienstmitarbeiter braucht eine Vollizenz im CRM. Eine Assistenz kommt mit Leserechten aus. Ein Controller benötigt zusätzlich ein Berichtswerkzeug, weil das CRM keine Deckungsbeiträge aus dem ERP zusammenführt. Wer diese Rollen trennt, senkt die Kosten spürbar, ohne Funktionen zu verlieren.
Ein weiterer Faktor ist die Zahl der Standorte. Jede zusätzliche Datenquelle, etwa aus Warenwirtschaft oder Telefonie, erhöht den Aufwand für Anbindung und Pflege. Diese Kosten tauchen in keiner Preisliste auf.
Was die offiziellen Preislisten nennen
Salesforce veröffentlicht die Preise für die Sales Cloud, Tableau beschreibt die Preisgestaltung seiner Analyseprodukte. Marktführer wie HubSpot und Microsoft tun das ebenfalls. Die Bandbreiten pro Nutzer und Monat, netto, bei jährlicher Zahlung, sehen so aus:
| Produkt | Edition oder Rolle | Preis pro Nutzer und Monat, netto |
|---|---|---|
| Salesforce Sales Cloud | Starter bis Enterprise | etwa 25 bis 165 Euro |
| HubSpot Sales Hub | Starter bis Enterprise | etwa 20 bis 150 Euro |
| Microsoft Power BI | Pro bis Premium per User | etwa 10 bis 21 Euro |
| Tableau | Viewer bis Creator | etwa 15 bis 75 Euro |
Die Werte sind Größenordnungen aus den frei zugänglichen Preislisten, keine Zusagen. Ein Anbietervergleich scheitert oft daran, dass Editionen unterschiedlich zugeschnitten sind. Bei Salesforce entscheidet die Edition über Automatisierung und Reportingtiefe, bei Tableau die Rolle darüber, ob ein Nutzer nur ansieht, selbst auswertet oder Daten aufbereitet.
Verbindlich ist immer das individuelle Angebot. Rabatte, Laufzeit und Zahlweise verschieben die Werte. Monatliche Zahlung kostet bei mehreren Anbietern einen Aufschlag gegenüber der Jahreszahlung.
Beispielrechnung für 10 Nutzer
Drei Konstellationen, jeweils netto, ohne Einführung und ohne die 19 Prozent Umsatzsteuer:
- Reines Reporting: 10 Lizenzen Power BI Pro zu 10,10 Euro ergeben 101 Euro je Monat und 1.212 Euro je Jahr.
- CRM mit Auswertung: 10 Lizenzen Salesforce Sales Cloud Pro Suite zu 100 Euro ergeben 1.000 Euro je Monat. Drei Analysten erhalten zusätzlich Tableau Explorer zu 42 Euro, also 126 Euro je Monat. Summe: 1.126 Euro je Monat und 13.512 Euro je Jahr.
- CRM-Oberklasse: 10 Lizenzen der Enterprise-Edition zu 165 Euro ergeben 1.650 Euro je Monat und 19.800 Euro je Jahr. Auswertungslizenzen sind darin nicht enthalten.
Diese Beispielrechnung zeigt die Spanne. Sie ersetzt kein Angebot, weil Staffelpreise und Bündel die Werte schnell verschieben.
Folgekosten, die keine Preisliste ausweist
Zu den Lizenzen kommen Positionen, die sich erst im Projekt zeigen:
- Anbindung von ERP, Warenwirtschaft und Telefonie.
- Definition der Kennzahlen, etwa was als qualifizierter Lead zählt.
- Schulung und Akzeptanz im Außendienst.
- Administration, Updates und Betrieb.
- Vertragslaufzeit und Ausstiegskosten für historische Daten.
Wo die Grenzen der Automatisierung liegen
Ein teures Werkzeug erzeugt keine besseren Zahlen, wenn die Datenqualität schwach ist. Wer Abschlussquoten aus ungepflegten Phasen im CRM zieht, steuert mit Rauschen. Bedingung für den Nutzen ist deshalb zuerst ein Datenmodell, das Vertrieb und Controlling gemeinsam tragen. Erst danach lohnt die Edition mit den höheren Listenpreisen.
Zweitens bindet jede Lizenz. Bei jährlicher Laufzeit und wachsender Nutzerzahl steigen die Ausstiegskosten, sobald historische Daten im System bleiben. Drittens ist die Leistungsmessung von Beschäftigten mitbestimmungspflichtig, sobald ein Betriebsrat besteht. Wer Kennzahlen je Person plant, sollte den Betriebsrat früh einbinden. Bei Kunden- und Beschäftigtendaten gelten zusätzlich die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
Häufige Fragen
Was kostet ein Vertriebscontrolling-Tool für 10 Nutzer im ersten Jahr?
Netto zwischen rund 1.200 Euro für reines Reporting und knapp 40.000 Euro für ein CRM der Oberklasse. Einführung und Schulung kommen hinzu.
Reicht das Reporting im CRM aus?
Für Pipeline, Abschlussquote und Aktivitäten meist ja. Für Deckungsbeitrag und Plan-Ist-Vergleich braucht es Daten aus ERP und Finanzbuchhaltung.
Sind die Listenpreise verhandelbar?
Bei kleinen Nutzerzahlen kaum. Ab etwa 50 Lizenzen sind Nachlässe üblich, dafür steigt die Vertragsbindung.
Welche Lizenz braucht der Außendienst?
Meist eine Vollizenz im CRM, oft in der Einsteiger- oder Mitteledition. Lesende Rollen lassen sich mit Viewer-Lizenzen abbilden.
Warum weichen Angebote von den Listenpreisen ab?
Weil Bündel, Laufzeit, Zahlweise und Nutzerzahl in die Kalkulation des Anbieters eingehen. Ein Vergleich lohnt nur mit gleichen Laufzeiten und gleichem Leistungsumfang.