Kundengewinnung
Teil von Vertrieb steuern mit dem Leitfaden für Kennzahlen und Forecast im Vertrieb
Vertriebssteuerung mit der Checkliste für das wöchentliche Vertriebsmeeting
Vertriebsmeeting Checkliste: Agenda in fünf Schritten, fünf Kennzahlen, klare Rollen, Protokollvorlage und Nachbereitung für wöchentliche Termine.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Feste Agenda mit Zeitfenstern, sonst zerfasert jede Woche.
- Fünf Kennzahlen reichenPipeline, Abschlussquote, Umsatz, Aktivitäten, Forecast-Treue.
- Jede Zahl bekommt einen Namen und eine Frist.
- Protokoll im Standardformular, Versand binnen 24 Stunden.
- Rollen wechseln, die Verantwortung bleibt bei der Vertriebsleitung.
Der Ablauf: fünf Schritte in 45 Minuten
Ein wöchentliches Vertriebsmeeting scheitert selten am Willen, meist an der Struktur. Fünf Schritte halten den Rahmen und lassen sich in jedem CRM abbilden.
Fünf Schritte in 45 Minuten
- 24 Std. vorherVorbereitung Ist-Werte eintragen
- 5 MinutenBlitzlicht Ergebnis und Hindernis
- 15 MinutenKennzahlen nur Abweichungen
- 15 MinutenDeals im Fokus nächster Schritt
- 5 MinutenAufgabenrunde Protokoll verlesen
- Zahlenblock, 5 MinutenPipeline, Abschlussquote, Umsatz, Aktivitäten und Forecast-Treue gegen den Plan stellen.
- Abweichungen, 10 MinutenJede Abweichung über zehn Prozent bekommt eine Begründung.
- Fokusdeals, 15 MinutenDie zwei vorbereiteten Deals durchgehen, beim Risiko-Deal den nächsten Schritt festlegen.
- Offene Aufgaben, 10 MinutenVerantwortliche tragen den Stand ihrer Aufgaben vor, neue Aufgaben bekommen Name und Termin.
- Abschluss, 5 MinutenBeschlüsse zusammenfassen, Protokollauftrag vergeben, Termin der Folgewoche bestätigen.
Zeitwächter unterbricht bei Überziehung. Themen ohne Kennzahlenbezug wandern auf eine Parkliste und werden außerhalb des Termins geklärt. Der Termin beginnt pünktlich, auch wenn Personen fehlen. Agenda und Kennzahlen liegen sichtbar auf dem Bildschirm, damit niemand Unterlagen sucht.
Vorbereitungscheckliste für die Leitung (20 Minuten)
- Datenstand im CRM prüfen und offene Angebote mit Alter in Tagen versehen.
- Abweichungen über zehn Prozent markieren und eine Erklärung vorbereiten.
- Zwei Deals für den Fokus auswählen, einen davon mit Risiko.
- Aufgaben aus dem letzten Protokoll abhaken.
- Agenda spätestens 24 Stunden vorher versenden.
Wer diese Punkte abarbeitet, braucht im Termin keine Datenrecherche. Die Vorbereitung dauert etwa 20 Minuten und ersetzt jede Diskussion über Zahlenstände.
Vorbereitung in 20 Minuten
- Datenstand im CRM prüfen
- Offene Angebote mit Alter in Tagen versehen
- Abweichungen über zehn Prozent markieren
- Zwei Fokus-Deals auswählen, einen mit Risiko
- Aufgaben aus dem letzten Protokoll abhaken
- Agenda 24 Stunden vorher versenden
Kennzahlen für die Agenda
| Kennzahl | Quelle | Leitfrage |
|---|---|---|
| Pipeline-Wert | CRM | Deckt die Pipeline das Quartalsziel? |
| Abschlussquote | CRM | Wo brechen Angebote ab? |
| Umsatz | ERP | Welche Aufträge sind eingegangen? |
| Aktivitäten | CRM | Reichen Ersttermine und Angebote? |
| Forecast-Treue | CRM und Plan | Wie genau war die Prognose? |
Fünf Werte genügen, jede weitere Zeile kostet Minuten ohne Erkenntnis. Werte ohne Zielwert sind wertlos, deshalb gehört in die Agenda immer die Spalte Plan. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag führt zum Thema Prozesse und Steuerungsgrößen das Themenfeld Unternehmensentwicklung.
Typische Schwachstellen und Gegenmaßnahmen
- Keine AgendaJeder bringt sein Thema mit, der Termin läuft 90 Minuten.
- Zu viele KennzahlenDie Liste wird verlesen, für Deals bleibt keine Zeit.
- Aufgaben ohne NachverfolgungSie bleiben offen und tauchen jede Woche neu auf.
- Moderation und Fachbeitrag in einer PersonDiskussionen enden ohne Beschluss. Gegenmaßnahme: Moderation und Fachbeitrag auf zwei Personen verteilen, die fachliche Einschätzung kommt von der zweiten Person.
Eine feste Rollenverteilung und ein Zeitlimit je Punkt lösen alle vier Fälle.
Rollen und Nachbereitung
Vier Rollen sind zu verteilen: Moderation, Zeitwächter, Protokoll, Zahlenprüfung. Bei Ausfall wird vertreten, sonst verfällt der Termin.
Die Moderation führt durch die Agenda und hält den Fokus. Der Zeitwächter greift bei Überziehung ein, ohne Rücksicht auf die Hierarchie.
Das Protokoll wird als Formular geführt, nicht als Fließtext. Versand an alle Teilnehmenden, Ablage im CRM beim jeweiligen Deal.
Zum Schluss der Woche prüft die Leitung, welche Aufgaben aus dem letzten Protokoll erledigt sind. Offene Punkte stehen zuerst auf der Agenda der Folgewoche.
Protokollvorlage mit festen Feldern
| Feld | Inhalt | Zweck |
|---|---|---|
| Kopfzeile | Datum, Teilnehmende, Dauer | Vergleichbarkeit |
| Kennzahlen | Ist, Plan, Abweichung | Steuerung |
| Beschlüsse | Entscheidung, Verantwortlicher | Verbindlichkeit |
| Aufgaben | Aufgabe, Name, Frist | Umsetzung |
| Risiken | Deal, Hemmnis, nächster Schritt | Frühwarnung |
Dieselbe Vorlage jede Woche, damit Auswertung und Vergleich möglich bleiben. Wer Protokolle in Freitext schreibt, findet Beschlüsse nach vier Wochen nicht wieder. Wer KI-Werkzeuge zur Auswertung von Gesprächsnotizen einsetzt, prüft vorher die rechtlichen Hinweise im Praxisleitfaden KI im Klartext.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Vertriebsmeeting dauern?
45 Minuten bei Teams bis acht Personen, 60 Minuten darüber. Länger nur mit beschlossenem Sondertermin.
Wer moderiert?
Die Vertriebsleitung. In großen Teams kann die Moderation rotieren, die Verantwortung bleibt bei der Leitung.
Welche Vorlage eignet sich für das Protokoll?
Ein Formular mit Datum, Teilnehmenden, Kennzahlen, Beschlüssen, Aufgaben und Fristen. Ablage im CRM, sonst geht der Bezug zum Deal verloren.
Was tun, wenn Kennzahlen fehlen?
Zahlenblock streichen und die fehlenden Werte mit Frist bis zum nächsten Werktag nachfordern. Keine Diskussion über Datenlücken.
Wie oft sollte das Meeting stattfinden?
Wöchentlich als Steuerungstermin, monatlich als Strategietermin mit 90 Minuten. Zwei Formate trennen Tagesgeschäft und Planung.
