Wann und wie sollte ich ein Angebot nachfassen?

Drei Werktage für den Empfangscheck

Der erste Anruf folgt drei Werktage nach dem Versand. Damit kontrollieren Sie den Eingang und können Rückfragen klären. Der Kunde bekommt Gelegenheit, die Unterlagen zu lesen und intern abzustimmen, ohne dass zwischen Versand und Gespräch zwei Wochen verstreichen. Ein bewährter Kontaktplan sieht drei Kontakte als sinnvollen Rahmen vor.

Vor dem Telefonat legen Sie Angebotsnummer und letzte Version bereit, prüfen den jüngsten CRM-Eintrag und wählen einen sachlichen Anlass statt einer leeren Erinnerung. Halten Sie zwei Gesprächstermine zur Auswahl. Feste Anrufzeiten, etwa dienstags und donnerstags zwischen neun und elf Uhr, können die Planung erleichtern.

Prüfen Sie vor dem Gespräch diese vier Punkte:

Mögliche Einstiege für das Gespräch:

Hat der Kunde gerade keine Zeit, fragen Sie nach einem Termin in der nächsten Woche und nicht nach einer allgemeinen Einschätzung. Auf »Wir melden uns« können Sie entgegnen: »Wann darf ich nachfragen, falls ich bis Freitag nichts von Ihnen höre?« So wird ein konkretes Datum für die Wiedervorlage vereinbart; systematische Gesprächsplanung unterstützt diese klare nächste Verabredung.

Nach sieben Tagen einen neuen Anlass geben

Am siebten Tag passt eine kurze E-Mail mit einem neuen Grund zur Antwort, etwa einer Referenz, einem Datenblatt oder einem Liefertermin. Ein Betreff mit Angebotsnummer, neuer Inhalt und klarer nächster Schritt reichen. Nutzen Sie E-Mail-Formulierungen, die zu der jeweiligen Situation passen.

Beispiele für Inhalt und Betreff:

Am vierzehnten Tag den Entscheidungsstand klären

Der vierzehnte Tag ist für die Frage nach dem Entscheidungsstand und den Vorschlag eines Gesprächstermins vorgesehen. Dafür kommen Telefon und E-Mail infrage. Drei Kontaktversuche in zwei Wochen gelten als bewährte Orientierung; gibt es mehrere Entscheider im Auftrag, kann ein vierter sinnvoll sein. Wählen Sie weiterhin einen konkreten Anlass.

Am Tag 21 den Vorgang beenden

Ein Abschlussschreiben per E-Mail kommt am einundzwanzigsten Tag nur bei Bedarf infrage. Nach drei Kontakten in den ersten zwei Wochen bildet es höchstens einen letzten, vierten Kontakt. Nennen Sie eine Frist und beenden Sie anschließend den Vorgang; bei mehreren Entscheidern kann dieser Schritt der vierte Kontakt sein.

Kontaktgrenzen richten sich nach Kanal und Empfänger

Bei Verbrauchern ist Telefonwerbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nicht zulässig. Nach § 13 BGB ist ein Verbraucher eine natürliche Person, die überwiegend nicht im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Ob der Kontakt privat oder geschäftlich stattfindet, entscheidet damit über die Voraussetzungen des Anrufs.

Im Geschäftsverkehr kann ein mutmaßliches Interesse genügen, zum Beispiel bei einer konkreten Anfrage oder einer bestehenden Geschäftsbeziehung. § 7 UWG erfasst unzumutbare Belästigungen; unzulässige Anrufe können eine Abmahnung nach sich ziehen. Der Gesetzestext zu unzumutbaren Belästigungen ist dort abrufbar.

Eine Nachfassmail ist zulässig, wenn sie an eine konkrete Anfrage oder ein bestehendes Vertragsverhältnis anknüpft. § 7 Absatz 3 UWG erlaubt die E-Mail an einen Bestandskunden, sofern die Adresse bei einem früheren Verkauf erhoben wurde und der Kunde widersprechen kann. Anfrage, Vertragsbezug oder diese Bedingungen für Bestandskunden bilden die genannten Voraussetzungen für den Mailkontakt.

Eine Annahmefrist setzt einen Endpunkt

Eine Annahmefrist muss nicht im Angebot stehen; sie ist freiwillig. Nach § 145 BGB bleibt ein Angebot bindend, bis der Kunde ablehnt oder die gesetzte Frist abläuft. Mit einer Frist lässt sich der Zeitpunkt planen, an dem diese Bindung endet, und für die Entscheidung entsteht ein eindeutiger Endpunkt.

Arbeitszeit und möglicher Gegenwert

Bei 20 Angeboten im Monat, drei Kontakten je Angebot und fünf Minuten je Kontakt fallen 60 Kontakte an, insgesamt fünf Stunden. Ein interner Stundensatz von 60 Euro ergibt monatliche Kosten von 300 Euro. Ein zusätzlich gewonnener Auftrag im Netto-Auftragswert von 3.000 Euro deckt diesen Betrag vollständig ab.

Wiedervorlagen im CRM oder Kalender sichern

Ein CRM kann eine Wiedervorlage anlegen, sobald das Angebot als Vorgang geführt wird. Alternativ genügt ein Kalendereintrag mit Datum und Angebotsnummer. Wiedervorlagen im CRM oder der Kalender machen fällige Angebote sichtbar; CRM und Excel vergleichen hilft bei der Wahl des passenden Ablaufs.

Die aktuellen Tarife sind auf der Preisübersicht für HubSpot CRM und in den CRM-Preisplänen von Pipedrive aufgeführt. Welche Nachfassfunktionen enthalten sind, richtet sich nach dem jeweiligen Tarif; prüfen Sie daher die konkrete Ausstattung des gewählten Tarifs, bevor Sie diese Funktionen für Ihren Ablauf einplanen.