Wann und wie sollte ich ein Angebot nachfassen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Erster Nachfasskontakt nach drei Werktagen, dann nach sieben und nach vierzehn Tagen.
Jede Nachricht braucht einen neuen Grund, etwa eine Zusatzinformation oder eine Frist.
Telefonisch nachfassen ist nur bei bestehendem Kontakt oder mutmaßlicher Einwilligung zulässig.
Ohne Reaktion nach dem dritten Versuchschriftlich abschließen, Frist setzen, Vorgang beenden.
Wiedervorlagen im CRM verhindern, dass ein Angebot liegen bleibt.

Der Zeitplan: nach drei, sieben und vierzehn Tagen

Ein versendetes Angebot liegt selten oben auf dem Stapel des Kunden. Wer nach dem Versand zwei Wochen schweigt, verliert den Gesprächsfaden. Sinnvoll sind drei Kontakte: nach drei Werktagen, nach einer Woche und nach zwei Wochen.

Der Takt hängt vom Auftragswert ab: Bei kleinen Aufträgen genügen zwei Kontakte, bei größeren mit mehreren Entscheidern sind vier sinnvoll.

Der erste Anruf nach drei Werktagen prüft nur, ob das Angebot angekommen ist und ob Zahlen oder Leistungsumfang Fragen aufwerfen. Das ist ein sachlicher Anlass. Der zweite Kontakt nach sieben Tagen liefert etwas Neues, zum Beispiel eine Referenz oder einen Liefertermin. Der dritte Kontakt nach vierzehn Tagen fragt nach der Entscheidung und schlägt einen Termin vor.

Wer nach drei Versuchen keine Reaktion erhält, sollte nicht endlos nachfassen. Ein kurzes Schreiben mit klarer Frist beendet den Vorgang sauber und hält die Tür offen.

Planen Sie feste Zeitfenster für Nachfassanrufe, etwa dienstags und donnerstags zwischen neun und elf Uhr.

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Rechtlicher Rahmen nach § 7 UWG

Telefonwerbung gegenüber Privatpersonen ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig. Bei Unternehmen genügt ein mutmaßliches Interesse, das sich aus der Geschäftsbeziehung ergibt. Wer eine konkrete Anfrage erhalten hat, darf also nachfassen; Werbekaltakquise per Telefon ist etwas anderes. Der Gesetzestext zu unzumutbaren Belästigungen steht bei § 7 UWG auf gesetze-im-internet.de. Verstöße können abgemahnt werden; gegenüber Verbrauchern ist unerlaubte Telefonwerbung zusätzlich eine Ordnungswidrigkeit.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Privatpersonen und Unternehmen. Gegenüber Verbrauchern gilt die strengere Regel: Eine Einwilligung muss ausdrücklich vorliegen, auch wenn das Angebot auf eine Anfrage folgt. Im Geschäftsverkehr genügt ein mutmaßliches Interesse. Im Streitfall muss der Werbende die Einwilligung nachweisen.

Bei E-Mail gilt: Eine Nachfassmail ist zulässig, wenn sie an eine konkrete Anfrage oder ein bestehendes Vertragsverhältnis anknüpft. Nach Absatz 3 des § 7 UWG ist E-Mail-Werbung an Bestandskunden erlaubt, wenn die Adresse aus einem früheren Verkauf stammt, die Werbung ähnliche Leistungen betrifft und ein Widerspruch möglich ist.

Reine Werbemails an neue Kontakte brauchen eine Einwilligung. Auch zivilrechtlich ist Vorsicht geboten: Ein Angebot ist nach § 145 BGB im Bürgerlichen Gesetzbuch ein Antrag, an den der Anbieter gebunden bleibt. Die Bindung endet, wenn der Kunde ablehnt oder eine gesetzte Annahmefrist abläuft.

Formulierungen für Telefon und E-Mail

Am Telefon entscheidet der erste Satz. Vier Beispiele:

"Guten Tag Frau Berger, ich wollte kurz prüfen, ob das Angebot vom Dienstag angekommen ist."
"Sie hatten nach den Lieferzeiten gefragt. Die kann ich Ihnen jetzt konkret nennen."
"Ich rufe an, weil die Preisbindung bis zum 30. Juni gilt."
"Passt Ihnen Donnerstag um zehn Uhr für ein kurzes Gespräch?"

Für die E-Mail gelten drei Regeln: kurzer Betreff mit Angebotsnummer, ein neuer Inhalt, ein konkreter nächster Schritt. Beispiele:

Betreff"Angebot 2025-118, Rückfrage zur Position Montage"
"Guten Tag Herr Klein, haben Sie das Angebot erhalten? Ich habe eine Referenz aus Ihrer Branche beigefügt."
"Falls die Konditionen passen, kann ich den Starttermin für die zweite Juliwoche reservieren."

Vor dem Anruf prüfen:

Angebotsnummer und letzte Version griffbereit
Ergebnis des letzten Kontakts im CRM nachlesen
eine neue Information als Aufhänger
zwei Terminvorschläge nennen können
Notiz direkt nach dem Gespräch eintragen

Beispielrechnung und Werkzeuge für Wiedervorlagen

Beispielrechnung: Wer monatlich zwanzig Angebote verschickt und jedes dreimal nachfasst, kommt auf sechzig Kontakte. Bei fünf Minuten je Kontakt sind das fünf Stunden im Monat. Dieser Aufwand lässt sich nur mit festen Terminen planen.

Kein Vertriebsmitarbeiter hält drei Nachfass-Termine je Angebot im Kopf. CRM-Systeme setzen Wiedervorlagen automatisch, sobald ein Angebot als Vorgang geführt wird. HubSpot nennt seine Preise auf der offiziellen Preisseite für HubSpot CRM; Pipedrive veröffentlicht seine Pläne in der Preisübersicht von Pipedrive. Welche Nachfassfunktionen in welchem Tarif stecken, unterscheidet sich; prüfen Sie das vor dem Kauf in der jeweiligen Liste.

Wer ohne Software arbeitet, trägt die Termine als Wiedervorlage in den Kalender ein. Notieren Sie nicht nur den Termin, sondern auch den vereinbarten nächsten Schritt.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte ich nach dem Versand nachfassen?

Nach drei Werktagen, nicht am selben Tag. Der Kunde braucht Zeit, das Angebot zu lesen und intern abzustimmen.

Darf ich ohne Einwilligung anrufen?

Bei Privatpersonen nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung. Im Geschäftsverkehr genügt ein mutmaßliches Interesse, etwa nach einer konkreten Anfrage.

Wie viele Nachfassversuche sind sinnvoll?

Drei Kontakte über drei Wochen, danach höchstens ein Abschlussschreiben mit Frist. Weitere Anrufe erhöhen das Abmahnrisiko.

Was gehört in eine Nachfassmail?

Ein neuer Grund: eine Referenz, ein Datenblatt, ein Terminvorschlag oder eine Frist. Reine Erinnerungen werden selten beantwortet.

Muss eine Annahmefrist im Angebot stehen?

Nein, sie ist freiwillig. Eine klare Frist beendet die Bindung nach § 145 BGB aber zu einem planbaren Zeitpunkt.